Format Pesan

Penjelasan Format Pesan CRM

Format Pesan CRM adalah pola atau kerangka pesan yang digunakan dalam sistem Customer Relationship Management (CRM) untuk mempermudah komunikasi dengan pelanggan atau prospek secara otomatis dan efektif, khususnya melalui chat atau pesan teks. Format pesan ini dirancang agar komunikasi menjadi lebih terstruktur, konsisten, dan relevan dengan kebutuhan pelanggan.

Fitur Format Pesan CRM sangat berguna dalam berbagai skenario, seperti:

• Pesan Otomatis: Digunakan untuk mengirim pesan secara otomatis berdasarkan pemicu (trigger) tertentu, seperti pendaftaran pelanggan baru, transaksi penjualan, atau pengiriman produk.
• Pesan Broadcast: Memungkinkan pengiriman pesan massal ke banyak pelanggan, seperti promosi atau pemberitahuan penting.
• Pesan Cepat: Berfungsi untuk mempermudah komunikasi cepat dengan pelanggan melalui template yang sudah disiapkan sebelumnya.

Penggunaan Variabel dalam Format Pesan

Dalam pesan otomatis, sistem CRM mendukung penggunaan variabel untuk mengambil data dinamis berdasarkan aktivitas atau pemicu tertentu. Dengan variabel ini, pesan yang dikirim terasa lebih personal dan relevan, karena mencantumkan informasi spesifik terkait pelanggan atau transaksi.

Berikut adalah contoh kode variabel yang bisa digunakan dalam pesan otomatis:

• {contactname}: Mengambil nama pelanggan.
• {productname}: Menyisipkan nama produk yang dibeli oleh pelanggan.
• {documentnumber}: Memasukkan kode penjualan atau invoice.
• {documentnumber}: Mengambil nomor resi pengiriman barang.
• {username}: Menampilkan nama karyawan atau user yang menangani transaksi.

Variabel-variabel ini memungkinkan pesan otomatis untuk menyesuaikan kontennya berdasarkan data real-time dari CRM atau sistem POS. Namun, tidak semua variabel dapat digunakan di setiap pemicu (trigger). Berikut adalah ketentuan pengunaan kode variabel yamng dapat digunakan pada trigger automation:

Automate Action

Code Unik Variabel

Data Yang Diambil

Contact Created

{contactname}

Nama Pelanggan

{username}

Nama User

Contact Order Created

{contactname}

Nama Pelanggan

{productname}

Nama Produk

{username}

Nama User

{documentnumber}

Kode Penjualan

Contact Order Delivery

{contactname}

Nama Pelanggan

{productname}

Nama Produk

{username}

Nama User

{documentnumber}

Nomor Resi

Contact Order Paid

{contactname}

Nama Pelanggan

{username}

Nama User

{documentnumber}

Kode/Nomor Invoice

Contact Order Followup Delivery

{contactname}

Nama Pelanggan

{productname}

Nama Produk

{username}

Nama User

{documentnumber}

Nomor Resi

Contact Order Received

{contactname}

Nama Pelanggan

{productname}

Nama Produk

{username}

Nama User

{documentnumber}

Kode Penjualan

Tabel ini menjelaskan kode variabel yang digunakan untuk mengambil data dalam aksi otomatis (automate action) di CRM.

Manfaat Format Pesan CRM

1. Personalisasi Otomatis: Meskipun pesan dikirim otomatis, format pesan CRM memastikan bahwa konten tetap terasa personal, karena pesan menyertakan nama pelanggan, produk, atau data lainnya yang relevan.
2. Efisiensi Komunikasi: Dengan menggunakan format pesan dan variabel, perusahaan dapat mengirim pesan secara massal dengan tetap mempertahankan elemen personal dalam setiap pesan.
3. Konsistensi Proses: Dengan format pesan yang konsisten, pelanggan akan selalu mendapatkan informasi yang jelas dan terstruktur sesuai dengan proses penjualan atau layanan yang sedang berlangsung.
4. Peningkatan Pengalaman Pelanggan: Pelanggan merasa lebih dihargai ketika pesan yang mereka terima relevan dan spesifik terkait dengan interaksi mereka dengan perusahaan.

Contoh Penggunaan Format Pesan Otomatis

Berikut adalah contoh format pesan otomatis yang memanfaatkan variabel:

1. Pesan Terima Kasih Setelah Pembelian:CopyHalo {contactname}, Terima kasih telah membeli {productname}. Kode penjualan Anda adalah {documentnumber}. Kami akan segera memproses pesanan Anda.
2. Pesan Pengiriman Barang:CopyHai {contactname}, Pesanan Anda telah dikirim! Nomor resi pengiriman Anda adalah {documentnumber}. Terima kasih telah berbelanja di toko kami.

Dengan menggunakan format dan variabel seperti di atas, perusahaan dapat menjalankan komunikasi yang lebih cepat, personal, dan efisien dengan pelanggan, tanpa kehilangan sentuhan personalisasi yang penting bagi pengalaman pelanggan yang baik.

---

Berikut adalah panduan yang sudah disempurnakan untuk membuat template chat di CRM:

1. Login ke CRM
   • Pertama, login ke akun CRM Anda.
2. Masuk ke Menu Template Chat
   • Setelah berhasil login, masuklah ke menu Template Chat pada dashboard.
3. Tambah Template Chat Baru
   • Klik tombol +Add Template Chat untuk mulai membuat template baru.
   • Anda akan diarahkan ke halaman Template Chat – New.
   Catatan: Setiap kolom yang memiliki tanda bintang ( * ) berarti wajib diisi.
4. Isi Kolom Code
   • Kolom Code berfungsi sebagai judul atau identitas dari template chat yang akan Anda buat. Pastikan untuk memberikan nama kode yang mudah dikenali.
5. Isi Kolom Message
   • Di kolom Message, tuliskan pesan yang ingin Anda gunakan dalam template. Anda bisa menggunakan kode variabel untuk mengambil data dinamis dari sistem Inovasy Apps, seperti nama pelanggan, kode penjualan, atau produk yang dibeli.
   Contoh pesan yang menggunakan kode variabel:
   • “Terima kasih, {contactname}, pesanan Anda untuk produk {productname} dengan kode {documentnumber} telah berhasil kami proses.”
6. Simpan Template
   • Setelah semua kolom terisi, klik tombol Save untuk menyimpan template chat yang baru saja Anda buat.

Template chat ini dapat disesuaikan dengan kebutuhan bisnis Anda dan diintegrasikan dengan CRM untuk memudahkan komunikasi dengan pelanggan. Fitur ini membantu menjaga konsistensi dan efisiensi dalam berinteraksi dengan pelanggan, terutama dalam situasi yang sering berulang seperti konfirmasi pesanan atau pemberitahuan pengiriman.