Aksi Otomatis

Pada artikel ini, Anda akan mempelajari pengertian, kegunaan, dan cara mengatur pesan otomatis di *automated action*, yang memungkinkan pengiriman pesan secara otomatis berdasarkan tindakan tertentu.

Pengertian Automated Action:

Automated Action adalah fitur dalam sistem CRM yang memungkinkan pengaturan otomatisasi pengiriman pesan berdasarkan tindakan-tindakan tertentu. Fitur ini dapat digunakan untuk memicu (trigger) pengiriman pesan otomatis ke pelanggan, baik secara langsung maupun terjadwal. Dengan Automated Action, pesan otomatis dapat dikirim berdasarkan kategori pelanggan tertentu, sehingga hanya pelanggan yang memenuhi kriteria tersebut yang akan menerima pesan.

Misalnya, ketika ada pelanggan yang melakukan pembelian baru atau mencapai tahap tertentu dalam proses penjualan, sistem akan secara otomatis mengirimkan pesan melalui WhatsApp sesuai dengan tindakan yang telah ditentukan sebelumnya.

Kegunaan Automated Action:

Fitur ini dirancang untuk membantu perusahaan dalam mengelola komunikasi dengan pelanggan secara lebih efisien. Beberapa manfaat utama dari Automated Action antara lain:

• Menghemat waktu: Mengurangi kebutuhan pengiriman pesan manual, sehingga tim dapat fokus pada tugas yang lebih penting.
• Mengurangi kesalahan manusia: Pesan otomatis akan dikirim berdasarkan aturan yang telah ditetapkan, sehingga mengurangi kemungkinan kesalahan dalam komunikasi dengan pelanggan.
• Meningkatkan efisiensi: Pesan dapat dikirim secara cepat dan tepat waktu tanpa keterlambatan.
• Komunikasi yang konsisten: Dengan otomatisasi, perusahaan dapat menjaga komunikasi yang terstruktur dan seragam dengan pelanggan.

---

Trigger untuk Pesan Otomatis:

Automate Action

Penjelasan

Contact Created

Pesan otomatis terkirim setelah menambahkan pelanggan baru.

Contact Order Created

Pesan otomatis terkirim setelah menambahkan transaksi penjualan pelanggan (proses pesanan).

Contact Order Delivery

Pesan otomatis terkirim setelah pesanan pelanggan dikirim (setelah klik tombol Kirim pada catatan transaksi).

Contact Order Followup Delivery

Pesan otomatis terkirim berdasarkan tanggal estimasi pengiriman dari catatan transaksi pesanan pelanggan.

Contact Order Paid

Pesan otomatis terkirim setelah pesanan pelanggan sudah dibayar.

Contact Order Received

Pesan otomatis terkirim berdasarkan lama penggunaan produk (hari) setelah pesanan diterima oleh pelanggan.

Tabel ini menjelaskan proses Automated Actions yang memicu pengiriman pesan otomatis pada berbagai tahapan, sehingga memudahkan dalam menjaga komunikasi dengan pelanggan.

---

Manfaat Otomatisasi Tindakan dalam CRM:

Otomatisasi tindakan dalam CRM membantu perusahaan untuk:

• Meningkatkan efisiensi operasional: Dengan mengurangi beban kerja manual dan memungkinkan sistem melakukan tugas rutin.
• Meningkatkan akurasi: Mengurangi kesalahan yang mungkin terjadi dalam pengiriman pesan secara manual.
• Meningkatkan pengalaman pelanggan: Memberikan layanan yang lebih konsisten, cepat, dan tepat waktu, yang dapat meningkatkan kepuasan pelanggan.
• Personalisasi komunikasi: Pesan otomatis dapat disesuaikan dengan informasi pelanggan, sehingga terasa lebih personal dan relevan.

Dengan memanfaatkan teknologi otomatisasi, perusahaan dapat mengelola hubungan pelanggan dengan lebih baik, memastikan setiap pelanggan mendapat perhatian yang sesuai, dan pada akhirnya meningkatkan loyalitas dan kepuasan pelanggan.

---

Berikut adalah panduan yang telah disempurnakan mengenai cara menambahkan Aksi Otomatis (Automated Action) di CRM:

1. Login ke CRM Langkah pertama, login ke sistem CRM menggunakan akun Anda.
2. Akses Menu Aksi Otomatis (Automated Action) Setelah berhasil login, cari menu Aksi Otomatis dan klik menu tersebut.
3. Menambah Aksi Otomatis Baru Setelah masuk ke halaman Aksi Otomatis, klik tombol +Aksi Otomatis.
4. Isi Formulir Aksi Otomatis Anda akan diarahkan ke halaman Aksi Otomatis – New. Di halaman ini, Anda akan diminta untuk mengisi formulir pengaturan untuk membuat pesan otomatis. Berikut penjelasan bagian-bagian yang harus diisi:
   • Nama: Isi nama untuk pesan otomatis yang ingin Anda buat, contohnya: Pengiriman, Pemakaian.
   • Nama Tugas: Masukkan nama tugas untuk Aksi Otomatis, misalnya: Follow-up Pengiriman, Follow-up Pemakaian.
   • Trigger: Pilih tindakan yang akan memicu pengiriman pesan otomatis. Beberapa opsi yang bisa dipilih adalah:
     • Contact Created: Buat kontak baru.
     • Contact Order Created: Buat pesanan pelanggan (dalam proses).
     • Contact Order Delivery: Pengiriman pesanan pelanggan.
     • Contact Order Follow-up Delivery: Tindak lanjut pengiriman pesanan pelanggan.
     • Contact Order Paid: Pesanan pelanggan dibayar.
     • Contact Order Received: Pesanan pelanggan diterima.
   • Aktif Setelah (hari): Tentukan berapa hari setelah tindakan yang dipilih pesan akan dikirim.
     • Jika Anda memilih angka “0”, pesan akan dikirim pada hari yang sama setelah penjualan dibuat.
     • Jika Anda memilih angka “1”, pesan akan dikirim sehari setelah penjualan, dan seterusnya.
     Catatan:
     • Fitur tidak berlaku untuk beberapa tindakan trigger, seperti Contact Order Received (karena pesan dikirim berdasarkan lama penggunaan produk di Inovasy Apps) dan Contact Order Follow-up Delivery (karena pesan dikirim berdasarkan tanggal estimasi pengiriman yang diinput saat penjualan).
   • Waktu Aktif: Tentukan waktu pengiriman pesan otomatis.
   • Waktu Pengingat: Pilih waktu pengingat yang lebih awal dari Trigger Time untuk mengirim pengingat sebelum pesan otomatis dikirim.
   • Tag Pelanggan: Pilih tag pelanggan untuk mengirim pesan otomatis hanya kepada pelanggan dengan kategori tertentu.
   • Format Pesan: Pilih format pesan yang sesuai dengan kebutuhan pesan otomatis Anda.
5. Simpan Aksi Otomatis Setelah semua kolom diisi, klik tombol Save untuk menyimpan Aksi Otomatis yang Anda buat.

---

Aksi otomatis (Automated Action) ini bertujuan untuk otomisasi kirim pesan ke costumer ketika terjadi penjualan (Buat kontak baru, Buat pesanan costumer, Pengiriman pesanan costumer, FU pengiriman pesanan costumer, Pesanan costumer dibayar, Pesanan pelanggan diterima). Selain itu Automated Action juga berfungsi sebagai otomisasi follow up contact yang baru di buat dan follow up produk setelah melakukan pembelian. Automatisasi tindakan ini juga bertujuan untuk meningkatkan efisiensi, konsistensi, dan produktivitas dalam mengelola pelanggan serta untuk memberikan layanan yang lebih baik.