Apa itu Kartu Stok? Dan Bagaimana Cara Analisa Pelacakan Alur Keluar-Masuka Stok?

Pada artikel berikut Anda akan diberikan penjelasan lengkap terkait kartu stok di Inovasy Apps dan bagaimana cara untuk menganalisa proses keluar masuk stok berdasarkan transaksi yang dilakukan.

Kartu stok di Inovasy Apps adalah fitur yang digunakan untuk mencatat dan memantau pergerakan barang masuk dan keluar stok dari gudang atau toko. Fitur ini sangat penting untuk memastikan bahwa stok barang yang tercatat di sistem sesuai dengan stok fisik yang ada. Berikut adalah penjelasan lengkap mengenai kartu stok:

Pengertian Kartu Stok

Kartu stok adalah sebuah catatan yang menunjukkan jumlah barang yang tersedia dalam stok pada suatu waktu tertentu. Kartu ini mencatat setiap transaksi yang mempengaruhi jumlah barang, baik itu barang masuk (pembelian, penerimaan dari supplier) maupun barang keluar (penjualan, retur, atau penggunaan internal).

Fungsi Kartu Stok:

• Pemantauan Stok: Memantau jumlah barang yang masuk dan keluar dari gudang, sehingga memudahkan dalam pengelolaan inventaris.
• Audit dan Kontrol: Memudahkan dalam melakukan audit dan kontrol terhadap stok barang, memastikan keakuratan data antara stok fisik dengan catatan sistem.
• Pelacakan Transaksi: Membantu melacak semua stok berdasarkan transaksi yang berkaitan dengan stok barang, seperti penjualan, pembelian, retur, stok opname, dll.

Data stok pada Kartu Stok ini real-time berdasarkan semua transaksi yang berjalan

Transaksi yang mempengaruhi masuk dan keluarnya stok :

1. Penjualan

• Penjualan ke pelanggan (keluar): Ketika barang dijual ke pelanggan, stok barang tersebut akan berkurang sesuai dengan jumlah yang terjual.
• Edit Penjualan (masuk/keluar): stok dapat masuk atau keluar dari gudang jika ada perubahan qty pada transasi penjualan sesuai dengan jumlah produk yang diubah pada transaksi.
• Cancel Penjualan (masuk): Jika penjualan dibatalkan, stok barang yang telah dijual akan dikembalikan masuk ke gudang.
• Retur Penjualan (masuk): Ketika pelanggan mengembalikan barang yang telah dibeli, stok barang akan bertambah kembali sesuai dengan jumlah barang yang dikembalikan.
• Cancel Retur Penjualan (keluar): Jika retur penjualan dibatalkan, barang yang telah dikembalikan oleh pelanggan akan dikeluarkan kembali dari stok gudang.

2. Pembelian

• Pembelian barang dari Supplier (masuk): Ketika barang dibeli dari supplier, stok barang akan bertambah sesuai dengan jumlah yang diterima dari supplier.
• Edit Pembelian (masuk/keluar): stok dapat masuk atau keluar dari gudang jika ada perubahan qty pada transasi pembelian sesuai dengan jumlah produk yang diubah pada transaksi.
• Cancel Pembelian (keluar): Jika pembelian dibatalkan, stok barang yang telah diterima akan dikeluarkan dari gudang.
• Retur Pembelian (keluar): Ketika barang yang dibeli dikembalikan ke supplier, stok barang akan berkurang sesuai dengan jumlah yang dikembalikan.
• Cancel Retur Pembelian (masuk): Jika retur pembelian dibatalkan, barang yang telah dikembalikan ke supplier akan ditambahkan kembali ke stok gudang.

3. Penyesuaian Stok

• Tambah Produk (masuk): Penambahan produk secara manual ke stok, biasanya saat menambahkan produk baru langsung dengan jumlah stoknya masuk ke persediaan tanpa transaksi pembelian.
• Stok Opname (masuk/keluar): Proses pengecekan fisik stok yang ada di gudang dan disesuaikan dengan catatan stok yang ada di sistem. Jika ada perbedaan, stok akan disesuaikan (bisa masuk atau keluar).
• Stok Transfer antar Gudang (masuk/keluar): Pemindahan stok barang dari satu gudang ke gudang lain. Stok akan keluar dari gudang asal dan masuk ke gudang tujuan.

4. Konsinyasi

• Konsinyasi Produk (keluar/masuk): Ketika barang dikirim ke pihak ketiga untuk dijual secara konsinyasi, stok barang di gudang uatam akan berkurang masuk ke gudang konsinyasi.
• Cancel Konsinyasi (masuk/keluar): Jika konsinyasi dibatalkan, barang yang telah dikirim untuk konsinyasi akan dikembalikan ke stok gudang utama keluar dari stok gudang konsinyasi.
• Penjualan Konsinyasi (keluar): Ketika barang konsinyasi terjual, stok barang akan berkurang dari gudang kosinyasi sesuai dengan jumlah barang yang terjual.
• Refill Konsinyasi (keluar/masuk): Pengisian ulang barang konsinyasi yang dikirim ke pihak ketiga, stok barang akan berkurang dari gudang utama ke gudang konsinyasi.
• Retur Konsinyasi (masuk/kelur): Ketika barang konsinyasi dikembalikan oleh pihak ketiga, stok barang akan bertambah kembali masuk ke gudang utama dan keluar dari gudang konsinyasi sesuai dengan jumlah barang yang dikembalikan.

Bagaimana cara analisa pelacakan data keluar-masuk stok pada Kartu Stok?

Perlu Anda ketahui bahwa alur stok yang tampil pada tabel list kartu stok adalah melampirkan data keluar-masuknya stok yang reel-time berdasarkan trankasi yang berjalan. Anda dapat melacak alur keluar-masuk stok berdasarkan Produk tertentu dan dari Gudang mana Anda ingin melihat alur stok sesuai dengan kebutuhan Anda dengan mengunakan filter yang telah disediakan pada menu Kartu Stok.

Untuk pengecekan data alur keluar-masuk stok ini ada 2 opsi yang dapat Anda gunakan, yaitu pengecekan perproduk dan pengechekan perstok produk.

Yang mana pada satu produk di suatu gudang bisa saja memiliki beberapa stok seperti stok lama atau stok baru, yang menjadi pembeda antara stok adalah id stok yang biasa tertera pada data produk dibawah nama produk baik itu pada Daftar Kartu Stok maupun Detail Data Produk di master data.

Id Stok Pada Detail Data ProdukId Stok Pada Daftar Kartu Stok

Sample simulasi data produk dengan beberapa stok:

Produk

Id Stok

Total Perstok

Sepatu

Stok 1 (69811a2f36f043068fcd9e5b738856e8)

10

Stok 2 (c33eb87c5d1047f99b2c0d990469c69b)

10

Stok 3 (59fee4db1d0e4373a989149b707ec742)

10

Total Keseluruhan Stok Produk Sepatu

30

Faktor-faktor yang menyebabkan timbulnya stok yang berbeda-beda pada satu data produk

1. Pada satu produk yang sama memiliki harga modal dan harga jual yang berbeda pada satu data produk. Misalnya pada saat melakukan pencatatan transaksi pembelian produk admin ada merubah harga modal maupun harga jualnya.
2. Pada satu produk yang sama memiliki tanggal expired yang berbeda pada satu data produk. Misalnya pada saat melakukan pencatatan transaksi pembelian produk admin ada merubah tanggal expird produk.
3. Pada saat melakukan pencatatan transaksi pembelian produk admin mencentang fitur Stok Baru, walaupun tidak ada perubahan pada data harga modal dan jual serta tanggal expirednya, maka itu akan tercatat sebagai stok yang berbeda.

Tips:

• Masuk menandakan stok bertambah (+)
• Keluar menandakan stok berkurang (-)

Cara 1

Pada tutorial kali ini Anda akan diberi arahan bagaimana cara melakukan pengechekan alur keluar masuk suatu produk, simak cara berikut :

https://cdn.iframe.ly/wziB7ik

1. Tentukanlah Produk apa yang ingin Anda lihat data alur keluar-masuk stoknya dengan menggunakan filter produk.
2. Kemudian tentukanlah Gudang untuk menentukan produk yang dipilih dari gudang mana yang ingin dichek.
3. Jika diperlukan Anda dapat menentukan juga filter Periode untuk menentukan lebih sepesifik data alur keluar-masuk stok berdasarkan periode tertentu yang di butuhkan.
4. Anda dapat menggunakan filter Jenis Transaksi, jika Anda membutuhkan data berdasarkan transaksi tertentu.
5. Setelah menentukan filter berdasarkan data yang dibutuhkan maka data yang terlampir pada daftar tabel hanya melampirkan data alur keluar-masuk stok produk yang sudah ditentukan.
6. Pada tabel Anda dapat melihat semua alur keluar-masuk stok produk serta waktu dan transaksi apa saja yang mempengarus keluar-masuknya stok. Penjelasan lebih lanjut sebagai berikut:
   • Kolom Tanggal: pada kolom ini Anda dapat melihat waktu transaksi yang mempengaruhi keluar-masuknya stok. Pada kolom ini juga Anda dapat masuk ke dalam detail transaksi hanya dengan klik tanggal/waktu yang tertera pada tabel.
   • Kolom Deskripsi: pada kolom ini Anda dapat melihat penjelasan transaksi apa yang dilakukan serta kode transaksinya.
   • Kolom Produk: Menunjukkan nama produk yang terlibat dalam transaksi. Pada kolom ini juga melampirkan id stok dibawah nama produk (yang menandakan perbedaan stok dalam satu produk yang sama).
   • Kolom Gudang: Menunjukkan lokasi gudang tempat barang berada.
   • Kolom Stok: Menunjukkan apakah barang masuk atau keluar serta jumlahnya.
   • Kolom Total Stok: Menunjukkan jumlah total stok barang yang tersisa di gudang setelah transaksi.

---

Cara 2

Pada cara kedua ini adalah cara untuk pengecekan perstok produk yang mana cara ini hanya menampilkan perdata stok produk yang dibutuhkan. Cara ini lebih efektif untuk melihat alur keluar-masuk per-stok tertentu yang lebi spesifik pada produk yang memiliki beberapa stok.

https://cdn.iframe.ly/nxNXNlR

1. Langkah pertama: carilah dahulu produk yang ingin Anda lihat data stoknya di master data produk.
2. Langkah kedua: masuk kedalam detail data produk tersebut.
3. Langkah ketiga: carilah stok produk pada gudang tertentu yang dibutuhkan untuk mengambil id stoknya.
4. Langkah keempat: jika sudah menemukan srok yang dibutuhkan, copy id stok produk yang tertera pada data produk tersebut.
5. Langkah kelima: setelah Anda mengcopy id produknya, masuklah ke menu kartu stok.
6. Langkah keenam: paste id stok produk yang tadi ke kolom pencarian di halaman daftar kartu stok.
7. Maka yang terlampir pada tabel kartu stok hanya stok yang Anda cari.

Untuk penjelasan tiap kolomnya tetap sama pada cara pertama.